La gestione delle informazioni in logistica

Per una corretta ed efficiente gestione del magazzino non si può prescindere da una conoscenza completa di tutti i flussi di merce e i processi di scambio di informazioni che possono interessare il magazzino stesso.
Il presupposto della logistica risiede nella sua stessa definizione, che reinterpretata e resa concreta, si può sintetizzare così: la logistica ha il compito di coordinare nel tempo e nello spazio i flussi di merci e informazioni, perseguendo l’obiettivo di supportare operativamente acquisti e vendite di materiali, alle migliori condizioni di efficacia ed efficienza.

Dunque, per gestire qualsiasi processo logistico (si tratti di trasporti o di magazzinaggio), è necessario conoscere quali (e come) flussi lo interessano.
Flussi di merci: nel caso del magazzino, sono i flussi delle merci in ingresso (prodotti finiti o semilavorati), i flussi interni di ingresso e uscita da stock, oltre alle manipolazioni e ricondizionamenti, e infine i flussi in uscita, rappresentati dagli smistamenti e dalle spedizioni.
Flussi di informazioni: ogni flusso di merce, per essere gestito dal punto di vista logistico, deve essere accompagnato dal relativo flusso di informazioni. Tali informazioni attraversano il magazzino esattamente come le merci, e come esse, durante questo passaggio subiscono smistamenti, modifiche, consolidamenti.

Il magazzino si deve schematizzare quindi come un luogo fisico che ha dei punti di ingresso e di uscita ben definiti, entrando o uscendo dai quali merci e informazioni vengono mosse e manipolate.

L’aderenza costante e reale delle informazioni alle merci cui si riferiscono è fondamentale per la corretta gestione di tutto il processo logistico di magazzino. Le informazioni, infatti, sono lo strumento attraverso il quale chi gestisce il magazzino può assumere decisioni e agire per migliorare efficacia ed efficienza; evidentemente, se esse sono corrette e aggiornate, le decisioni prese potranno essere migliori.

Dunque, un primo e fondamentale principio di gestione del magazzino è la coerenza e aderenza tra merci e informazioni. Anzi, tale attributo rappresenta un pre-requisito per la gestione del magazzino.
Per esempio, è facile intuire quali decisioni sbagliate si potranno prendere se, per esempio, la giacenza contabile di un dato articolo è diversa da quella fisica, reale: ne scaturiranno errori nel calcolo dell’approvvigionamento, problemi nella messa a disposizione dei materiali, e in ultima analisi rischio di mancate vendite.

Questo principio di gestione del magazzino insegna che la logistica non è soltanto movimentazione fisica di merci, ma anche, e direi innanzi tutto, la gestione delle informazioni, e il loro utilizzo per movimentare al meglio le merci, alla ricerca di efficacia ed efficienza.
E’ chiaro quindi che il Sistema Informativo di gestione della logistica, che permette il trattamento di dati e informazioni, assume la stessa importanza strategica di altri fondamentali assets logistici, quali il know how specifico, i magazzini, gli impianti fissi e mobili, ed anzi assume il ruolo di “sistema nervoso” che sovrintende e coordina tutte le fasi logistiche.

Buona logistica!

Le attività operative del trasporto e del magazzino

Abbiamo visto che l’Operatore Logistico, per svolgere il suo ruolo in maniera adeguata e proattiva, dal punto di vista della facilitazione al cambiamento e al miglioramento dei processi logistici, deve possedere la capacità di realizzare e sviluppare un sistema informativo funzionale alle attività logistiche, e contribuire all’ottimizzazione dei processi tramite un’impostazione consulenziale della loro gestione (anche se sarebbe meglio definirla co-gestione, in coordinamento col cliente).

Su questi aspetti, di per loro molto vasti e importanti, torneremo di certo in seguito.
Ci soffermiamo ora, invece, sulla prima e forse più importante caratteristica che deve possedere l’operatore logistico: la capacità operativa, o, in altre parole, l’idoneità a realizzare nel concreto le attività logistiche connesse con il suo ruolo. Come ben si capisce, essere in grado di svolgere un lavoro è il prerequisito per… svolgerlo, e ovviamente per venderlo.

Ma in cosa si sintetizzano le attività operative della logistica?
Esse si differenziano a seconda della posizione occupata dall’operatore logistico nella filiera. Riassumiamo questi ruoli, e diamo l’elenco delle attività operative di ognuno, specificandone anche le risorse necessarie; nei prossimi articoli analizzeremo in dettaglio ognuna di esse.

Ruolo del Trasportatore o Vettore
E’ il soggetto che trasporta le merci, in inbound o outbound rispetto ad un magazzino (rispettivamente in ingresso e uscita dal magazzino considerato), e le fasi operative che deve saper svolgere sono:

- Trasporto: veicoli, autisti, sistema informativo geografico, sistema per la programmazione viaggi
- Magazzinaggio intermedio: si tratta del transito della merce nei cosiddetti magazzini di interscambio, o transit point. Sono magazzini esclusivamente di movimentazione ed uscita merce, che non possiedono stock, e si identificano spesso nelle piattaforme distributive: piccoli depositi dove, nel giro di poche ore, le merci vengono scaricate e ricaricate, per cui alla fine del ciclo lavorativo il magazzino appare vuoto
- Gestione dei documenti di trasporto: in accordo con la natura delle merci trasportate, devono essere redatti e utilizzati per il trasporto dei documenti prescritti dalle norme; in caso di sosta intermedia e ricarico delle merci, i documenti della seconda tratta di viaggio sono preparati dal trasportatore.

Ruolo del Magazzino
E’ il soggetto che immagazzina le merci, e esegue su di esse determinate lavorazioni che le modificano nel contenuto o solo nell’imballaggio, e che comprendono spesso diversi passaggi di disaggregazione e riaggregazione di merci secondo criteri variabili.
Le attività operative più tipiche di un magazzini sono:

- Ricevimento merci: occorrono spazi adeguati, banchine mobili (dette ribalte), personale operativo e mezzi di movimentazione adeguati ai pesi da spostare
- Spunta e messa a stock della merce: occorrono sistemi (manuali o informativi) per il controllo merci, e impianti di stoccaggio adeguati al tipo, peso e dimensioni delle merci stesse
- Ricevimento e preparazione ordini: occorrono sistemi di gestione degli ordini, attrezzature per il prelievo (carrelli commissionatori, ecc.), attrezzature per l’imballo e per lo smistamento dei colli; oltre ovviamente al personale operativo in grado di svolgere tali mansioni.
- Spedizione merce: è l’attività speculare a quella di ingresso, per la quale devono essere presenti attrezzature e personale adeguati.

In generale le attività operative “concrete” che l’Operatore Logistico deve essere in grado di svolgere sono legate strettamente alla capacità di disporre, organizzare, coordinare nel tempo e nello spazio delle risorse tipicamente labour-intensive, quali le risorse umane; e inoltre risorse tipicamente money-intensive, quali quelle relative a veicoli di trasporto, magazzini, impianti fissi e mobili, e sistemi operativi.

Si tratta dunque di risorse di complessa e costosa gestione, che presuppongono competenze e professionalità adeguate, oltre ad un mercato potenzialmente vasto e in grado di ripagarne i costi. Tutti elementi, questi, che concorrono alla ridotta consistenza del numero di operatori logistici effettivamente in grado di operare con efficacia ed efficienza nel settore.

Sottolineo che i medesimi requisiti e capacità devono possedere anche le funzioni logistiche interne alle aziende che scelgono di gestire la filiera logistica direttamente, senza ricorso ad appaltatori esterni.

Rimando ad altri articoli ulteriori e necessari approfondimenti sulle competenze dell’operatore logistico.

Buona logistica!

Il ruolo degli operatori logistici – seconda parte

Abbiamo visto nella prima parte quali sono i requisiti che un Operatore Logistico deve possedere per esprimere la sua attività e dare corso al valore aggiunto che il cliente si attende da esso: capacità di operare, capacità consulenziale, e capacità di sviluppare i propri sistemi informativi a supporto delle prime due.
Vediamo ora in dettaglio queste caratteristiche.

- Capacità di operare concretamente nelle attività logistiche

E' la base necessaria, che consiste nell’avere a disposizione, o rendere disponibili, le risorse atte ad operare in campo logistico. Si tratta di risorse strumentali, quali magazzini, veicoli, attrezzature, infrastrutture in genere, e di risorse umane, intese come operatori e addetti, dalla cui abilità dipende spesso il buon risultato di un servizio logistico. Inoltre, ma non ultima, la capacità di gestire queste attività labour-intesive, senza la cui organizzazione i risultati non arriveranno.

- Capacità consulenziale

Si traduce nella attitudine a comprendere, codificare e normare con precisione le esigenze del cliente, progettando e realizzando sistemi logistici aderenti ad esse. Questa abilità è fondamentale per realizzare servizi logistici idonei alle richieste, che forniscano esattamente ciò che il cliente richiede, senza eccedere in offerte non desiderate, e senza restringere l’offerta stessa entro confini troppo ridotti rispetto ai desiderata. Mentre nel caso della capacità operativa, essa rappresenta una condizione senza la quale l’operatore non può nemmeno esistere, in questo secondo caso, tale caratteristica è abbastanza rara, e circoscritta a poche aziende.

La terza, ultima e funzionale, capacità dell’operatore logistico risiede in quella di saper progettare, sviluppare e adattare alle diverse esigenze un proprio sistema informativo; questa parte, rappresentando il sistema nervoso e cognitivo del servizio, è ciò che rende possibile l’efficiente ed efficace utilizzo delle risorse operative, oltre che l’analisi e l’ideazione di nuove soluzioni. Un buon operatore logistico investirà quindi massicciamente in questa area.

Ma quali sono le criticità incontrate nel corso della cessione di attività a operatori logistici?
Sostanzialmente due, entrambe di tipo organizzativo e “politico”.

La prima consiste nel fatto che l’azienda cliente, cedendo attività all’esterno, deve rinunciare al controllo o per lo meno accettare una ridotta conoscenza del proprio futuro logistico: ciò porta spesso a “irrigidire” il contratto logistico, impedendo di fatto al fornitore logistico di applicare la propria esperienza in funzione migliorativa.
La seconda, tutta dell’operatore, è legata alla necessità di uso di risorse umane “esterne” (cooperative, lavoratori interinali), alle quali, per mancanza di fidelizzazione, “partecipazione” ai valori aziendali e tensione al miglioramento, è difficoltoso applicare politiche di gestione basate sulla partecipazione dei dipendenti e sul raggiungimento degli obiettivi aziendali.

Per ovviare a queste criticità, la soluzione è quella della chiarezza e univocità di suddivisione dei compiti e delle responsabilità; quindi contratti di servizio chiari ed espliciti, livelli di servizio e tariffe oggettivi, gestione dei contratti affidati a professionisti.

Sono temi molto interessanti che avremo modo di approfondire anche in seguito.

Buona Logistica!

Il ruolo degli operatori logistici - prima parte

La figura dell’Operatore Logistico, inteso come un’entità complessa in grado di prendere in carico la gestione non solo delle attività elementari che costituiscono la filiera logistica, ma anche la loro organizzazione e il loro coordinamento, nasce negli Stati Uniti all’inizio degli anni ’80, quando alcune imprese specializzate in determinate funzioni (ad esempio, i trasporti, i magazzini, il controllo qualità), assunsero un ruolo più autonomo e indipendente.

Si tratta dunque di soggetti, e di competenze, relativamente giovani nel mondo economico, e per ciò stesso ancora oggi nella fase di definizione e disegno dei confini operativi e gestionali.

Oggi la definizione di questi soggetti è quella di aziende che svolgono tutte le attività proprie della logistica, agendo come outsourcer fornendo servizi specializzati.
Il ruolo che tali soggetti oggi ricoprono è duplice, osservandolo dal punto di vista dell’operatività e del valore aggiunto atteso.

Dal punto di vista dell’operatività, queste aziende sono dei partner operativi completi che, in quanto responsabili in blocco delle attività logistiche dell’azienda cliente, sorpassano e ridefiniscono la moltitudine di piccoli soggetti a cui precedentemente il cliente affidava le varie parti della catena logistica.

Non più quindi un operatore per il trasporto dai produttori, uno per la gestione del magazzino materie prime, uno per la gestione del magazzino di produzione, uno per il magazzino prodotti finiti, un altro ancora per la distribuzione alla rete di vendita, e così via, bensì un interlocutore unico dotato di know how completo, infrastrutture e sistemi informativi adeguati.
Dunque un ruolo di soggetto unificatore di competenze e di costi.

Il secondo ruolo, coesistente col primo, è quello di soggetto che, proprio in quanto detentore del know how tecnico, può introdurre nell’attività logistica del cliente delle “riforme”, o delle modifiche strutturali, capaci di migliorare i risultati per il cliente in termini di qualità e costi del servizio.
Dunque un ruolo di promotore di proposte per migliorare qualità e costi.

Ma quali requisiti e conoscenze deve possedere l’operatore logistico per poter ricoprire adeguatamente questi due complessi ruoli?
Li possiamo sintetizzare così:
Capacità di operare concretamente nelle attività logistiche
Capacità di fare da “consulente interno”

Funzionalmente a queste due, anche la capacità di sviluppare i propri sistemi informativi.

Nella prossima puntata analizzeremo più nel dettaglio questi requisiti propri del moderno operatore logistico.

Buona Logistica!