La gestione delle informazioni in logistica

Per una corretta ed efficiente gestione del magazzino non si può prescindere da una conoscenza completa di tutti i flussi di merce e i processi di scambio di informazioni che possono interessare il magazzino stesso.
Il presupposto della logistica risiede nella sua stessa definizione, che reinterpretata e resa concreta, si può sintetizzare così: la logistica ha il compito di coordinare nel tempo e nello spazio i flussi di merci e informazioni, perseguendo l’obiettivo di supportare operativamente acquisti e vendite di materiali, alle migliori condizioni di efficacia ed efficienza.

Dunque, per gestire qualsiasi processo logistico (si tratti di trasporti o di magazzinaggio), è necessario conoscere quali (e come) flussi lo interessano.
Flussi di merci: nel caso del magazzino, sono i flussi delle merci in ingresso (prodotti finiti o semilavorati), i flussi interni di ingresso e uscita da stock, oltre alle manipolazioni e ricondizionamenti, e infine i flussi in uscita, rappresentati dagli smistamenti e dalle spedizioni.
Flussi di informazioni: ogni flusso di merce, per essere gestito dal punto di vista logistico, deve essere accompagnato dal relativo flusso di informazioni. Tali informazioni attraversano il magazzino esattamente come le merci, e come esse, durante questo passaggio subiscono smistamenti, modifiche, consolidamenti.

Il magazzino si deve schematizzare quindi come un luogo fisico che ha dei punti di ingresso e di uscita ben definiti, entrando o uscendo dai quali merci e informazioni vengono mosse e manipolate.

L’aderenza costante e reale delle informazioni alle merci cui si riferiscono è fondamentale per la corretta gestione di tutto il processo logistico di magazzino. Le informazioni, infatti, sono lo strumento attraverso il quale chi gestisce il magazzino può assumere decisioni e agire per migliorare efficacia ed efficienza; evidentemente, se esse sono corrette e aggiornate, le decisioni prese potranno essere migliori.

Dunque, un primo e fondamentale principio di gestione del magazzino è la coerenza e aderenza tra merci e informazioni. Anzi, tale attributo rappresenta un pre-requisito per la gestione del magazzino.
Per esempio, è facile intuire quali decisioni sbagliate si potranno prendere se, per esempio, la giacenza contabile di un dato articolo è diversa da quella fisica, reale: ne scaturiranno errori nel calcolo dell’approvvigionamento, problemi nella messa a disposizione dei materiali, e in ultima analisi rischio di mancate vendite.

Questo principio di gestione del magazzino insegna che la logistica non è soltanto movimentazione fisica di merci, ma anche, e direi innanzi tutto, la gestione delle informazioni, e il loro utilizzo per movimentare al meglio le merci, alla ricerca di efficacia ed efficienza.
E’ chiaro quindi che il Sistema Informativo di gestione della logistica, che permette il trattamento di dati e informazioni, assume la stessa importanza strategica di altri fondamentali assets logistici, quali il know how specifico, i magazzini, gli impianti fissi e mobili, ed anzi assume il ruolo di “sistema nervoso” che sovrintende e coordina tutte le fasi logistiche.

Buona logistica!